Cosa fa davvero un coordinatore di matrimoni

Un coordinatore di matrimoni può essere una persona o un’intera azienda, e il suo lavoro è aiutarti, guidarti e sostenerti nelle settimane che precedono il giorno delle nozze, e per tutta la giornata stessa.

Wedding planner e coordinatore sono la stessa cosa?

No, e la differenza sta nei tempi. Il wedding planner parte con te da zero e ti aiuta a progettare il matrimonio. Il coordinatore arriva sei-otto settimane prima del giorno, quando quasi tutto è deciso e restano i dettagli finali, gli ultimi accordi, i fornitori dell’ultimo minuto e la supervisione della festa stessa, dalla prima all’ultima ora.

Alcuni lavorano a orari fissi. Altri restano sul posto tutto il giorno e tutta la notte, tenendo il passo dello staff della location e sistemando le cose che altrimenti verrebbero dimenticate.

Ne hai bisogno?

Dipende da quanto vuoi farti carico da solo. Pensa a una sola ora della giornata: tu ti stai preparando, e così il tuo partner e la tua famiglia, mentre noleggi, decorazioni, parrucchiere e truccatore, catering, musicisti e personale di servizio arrivano tutti insieme e hanno bisogno di indicazioni. Chi li accoglie?

Ecco la risposta. Il coordinatore è l’unica persona sul posto il cui lavoro è notare, sistemare, organizzare e risolvere, così che non tocchi a te farlo, con l’abito da sposa addosso.

«Avevo organizzato tutto per il mio matrimonio, ma i dettagli dell’ultimo minuto erano davvero troppi da gestire mentre vivevo l’esperienza stessa.»

Sono le parole di una sposa che aveva organizzato tutto da sola. Non è mai troppo tardi per passare il testimone: ecco cosa affideresti.

Supervisionare tutto

Essere un passo avanti rispetto a qualunque cosa e supervisionarne diverse contemporaneamente: assicurarsi che tutti facciano ciò che devono, nel posto in cui devono farlo.

Supporto e piano B

Sapere come sono strutturati i contratti, leggere le clausole in piccolo, capire il linguaggio tecnico sulla pagina: tutto questo ti tutela quando ingaggi un fornitore e ti aspetti il servizio promesso. Il coordinatore tiene traccia anche di ogni fornitore e di ogni fattura, e ha sempre pronta una seconda opzione per quando qualcosa va storto.

L’unico punto di contatto

Ogni domanda arriva dritta alla persona responsabile, e non vuoi che quella persona sia tu. Chiedere a un parente o a un amico stretto di farsene carico ha le sue conseguenze, e raramente dà lo stesso risultato.

C’è un incendio da spegnere?

Un musicista bloccato nel traffico, un centrotavola che manca da un tavolo, un ospite che ha decisamente esagerato al bar. Il coordinatore risolve ogni cosa appena la vede, mentre tu sei dall’altra parte della festa a divertirti.

Richieste speciali, gestite

Le tradizioni cambiano da una cultura all’altra, e trovare la soluzione giusta per voi due e per entrambe le vostre famiglie dipende da qualcuno capace di realizzarla. Una canzone precisa in un momento preciso, una disposizione dei tavoli pensata attorno alle dinamiche familiari, un gruppo di danza tradizionale.

Custodi dei tempi

La noia arriva in fretta se niente inizia in orario. Un coordinatore sa a memoria quanti minuti separano un momento della serata dal successivo, semplicemente leggendo la scaletta, e sa cosa fare quando i genitori arrivano in ritardo.

Consulenza, in entrambe le direzioni

Tu consulti l’esperto, e l’esperto consulta te. Non deciderà nulla senza chiedere prima: siete voi due a sposarvi. Lui porta l’esperienza, voi la visione, e insieme il matrimonio che avete immaginato diventa quello che accade davvero.